الفهرسة و الأرشفة الالكنرونية و تكنولوجيا ادارة المكاتب

الفهرسة و الأرشفة الالكنرونية و تكنولوجيا ادارة المكاتب

وصف الدورة :
تُعد الأرشفة الألكترونية من الأساليب الحديثة في نظم المعلومات والأتصالات والتي احدثت انقلاباً جذرياً على المفهوم التقليدي القديم للوثائق الورقية وآلية حفظها وأرشفتها وتداولها

هدف الدورة :
· التعرف على أهمية الوثائق والمعلومات وكيفية حفظها .

· التعرف على طرق تصنيف الوثائق / المستندات وتبويبها وسهولة استرجاعها .

· أتشاء نظام للملفات والمعلومات وفهرس يجمع كامل مستندات المؤسسة .

· التعرف على طرق الأرشفة الضوئية .

· التعرف على استخدم أنظمة الحاسب الآلي

الفئة المستهدفة :
· العاملون في أقسام المحفوظات والأرشيف والأقلام .

· العاملون في الإدارات المختلفة والمعنيون بحفظ المستندات والأرشيف.

محتوى الدورة :

اليوم الاول:

· أهمية الوثائق والمعلومات وحفظها وأرشفتها .

· مفهوم الأرشفة الإلكترونية

· مفهوم الوثيقة الورقية والإلكترونية

· تقنيات حفظ واسترجاع الوثائق

· المسح الضوئي ( تقنيات التعرف الضوئي على الحروف)

· مواصفات نظام الأرشيف الإلكتروني

اليوم الثاني:

· أمن الوثائق وتقنيات الحفظ والاسترجاع .

· الفهرسة والحفظ للوثائق إلكترونيا

· الفرز والإتلاف للوثائق إلكترونيا .

· تطبيقات في الأرشفة الالكترونية .

· تقنيات متقدمة في الحفظ( الأرشفة الضوئية, النظم الإلكترونية)

اليوم الثالث:

· العملية الإدارية المكتبية.

· مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.

· مهارات الاتصال.

· إدارة الوقت وتحديد الأوليات.

· تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات.

· التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.

· البيئة المادية في المكتب الحديث.

· المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.

· التجهيزات والتقنيات المكتبية.

· أدلة العمل والإجراءات المكتبية.

· السكرتارية الإلكترونية

اليوم الرابع:

· الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.

· أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.

· إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.

· عرض المعلومات بالحاسب الآلي.

· تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.

اليوم الخامس:

· تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.

· تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.

· التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.

· الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني).

· التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت