تنمية مهارات مدراء المكاتب التنفيذية

تنمية مهارات مدراء المكاتب التنفيذية

• تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية للسلوك الإنساني الفعال ، وتنمية مهارات الإتصال ، والنقد البناء والسلوك الجماعي الفعال في بيئة العمل ، والتعامل الفعال مع الرؤساء والزملاء بما ينعكس بشكل إيجابي على الأداء والروح المعنوية .
• اكتساب المشاركين  مهارات جديدة و صقل المهارات فعليا ًوذلك من خلال اربع  محاور رئيسية :
• المهام والمسئوليات
• المهارات الأساسية والشخصية
• التطبيقات الفعلية والعملية
• التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية
• الفهم والتفسير الصحيح للسلوك الإنساني ودوافعه ، الإدراك الواقعي لرؤيتنا لأنفسنا … ورؤيتنا للآخرين .
• إتباع أساليب فعالة لإرجاع الأثر والنقد البناء .
• إدراك أهمية الإتصال كمهارة سلوكية في مجال العمل .
• تنمية مهارات التحدث والإنصات وتفسير دلالات الإتصالات غير اللفظية .
• تحديد معايير السلوك المناسبة للعمل الجماعي ، وإدراك أهمية فرق العمل والسلوكيات المميزة لعضو الفريق .
• التعامل الفعال مع مواقف النزاع والصراع في العمل .
• إستخدام أساليب فعالة للتعامل مع الرؤساء والزملاء .
• التعامل الفعال مع المشكلات السلوكية في العمل .
• تبني سلوكيات إيجابية وفعالة داخل الإجتماعات .
• إستخدام مهارة العلاقات التبادلية للتعامل الفعال مع الآخرين .

الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق : 

• أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق .
• خصائص موظفي  الحفظ .
• التعامل مع الاتصالات المكتبية .
• نشأة ودورة الوثائق .
• نظم الإشراف على المحفوظات .
• التصنيف والترميز والفهرسة .
• استخدام الحاسب في الأرشفة .
• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق .
• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات .
• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع .

إعداد التقارير والمراسلات

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها .
• أهمية التقارير للإدارة .
• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة .
• خصائص وأجزاء التقرير الجيد .
• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير .
• الأشكال التوضيحية في التقارير .
• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير .
• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير .

مهارات السكرتارية الحديثة

• دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري
• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف  .
• السكرتارية الإلكترونية .
• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة .

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

• العملية الإدارية المكتبية.
• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .
• مهارات الاتصال .
• إدارة الوقت وتحديد الأوليات .
• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .
• البيئة المادية في المكتب الحديث .
• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .
• التجهيزات والتقنيات المكتبية .
• أدلة العمل والإجراءات المكتبية .

السكرتارية الإلكترونية

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
• الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني) .

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت

• مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
• العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي .
• تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية .
• مهارات استخدام الهاتف.
• بناء الشخصية الهاتفية .
• جدولة النشاطات في مكاتب السكر