برنامج السكرتارية المتقدمة

برنامج السكرتارية المتقدمة
مقدمة:
تتميز مكاتب الألفية الثالثة بالسرعة والإنجاز للأعمال المكتبية وذلك في ظل التكنولوجيا الحديثة في المؤسسات العامة والخاصة في مجتمع مستمر بالتسارع،ويأتي هذا البرنامج تلبية ملحة للعاملين في مجال إدارة المكاتب والسكرتارية للاطلاع على أفضل الاستراتيجيات للوصول إلى مكاتب الكترونية والتعرف على البرمجيات اللازمة لذلك. فرض علينا عصر المعلوماتية والنظم الإلكترونية تحديات لا بد من مواجهتها لنكون قادرين على مسايرة التطورات التكنولوجية التي أسدلت الستار على النظم الإدارية القديمة باعتبارها نظم لا تلبي متطلبات التعامل مع الكم الهائل من المعلومات التي تعتمدها الإدارة الحديثة في عملية اتخاذ القرار. وتعد تقنيات إدارة المكاتب إلكترونياً أحدى النظم التي فرضت نفسها بقوة على الإدارة لتساند متخذي القرار على الاستخدام الأمثل لمواردها المادية والبشرية.

الهدف من البرنامج:
• بهدف إكساب المشاركين المهارات المتقدمة التي تمكنهم من أداء واجباتهم ومسؤولياتهم في مجال السكرتارية وإدارة المكاتب بكفاءة وفعالية، بما في ذلك التدريب على أعمال السكرتارية الإلكترونية، والتواصل الفعّال، وإدارة الوقت، وحفظ المعلومات بطريقة منظمة يسهل الرجوع إليها عند الاقتضاء. وكذا تعرُّف قواعد السلوك الإنساني الراقي في التعامل مع القيادات والمرؤوسين والمتعاملين
• تزويد المشاركين بالمهارات السلوكية والإدارية لأعمال السكرتاريا وإدارة المكاتب إلكترونياً، وإكسابهم مهارات متقدمة في كيفية استخدام النظم الإلكترونية في تطبيقات إدارة المكاتب وأعمال السكرتاريا العامة والتنفيذية.
• تعريف المشاركين بكيفية استخدام السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب إلكترونياً والبرامج اللازمة لذلك.
• التعرف على المنظومات الحديثة في عالم الإدارة المكتبية والسكرتارية.
• التعرف على إستراتيجيات الإدارة المكتبية الحديثة.
• استعراض منظومات الإدارة المكتبية (النموذج الغربي – نموذج دول شرق أسيا).
• التحول من التفكير الاستراتيجي الى وضع خطة عمل للإدارة المكتبية.
• التعرف على واجبات ومسئوليات مدير المكتب في دعم‏ التوجهات الإدارية الحديثة للمديرين.
• التعرف على المهارات القيادية والسلوكية للمديرين والتعامل مع الحالات الخاصة من المديرين.
• التعرف على أهمية التخطيط في ‏المستويات الإدارية المختلفة ودعم مديري المكاتب لمنظومة التخطيط الإستراتيجي.
• تزويد المشاركين بمفاهيم واهداف ومهارات استشراق المستقبل والاستعداد للتفاعل مع المستجدات التكنولوجية.
• التحول وهندسة اعادة البناء الشاملة” الهندرة “.
• ادارة الجودة الشاملة TQM” تعريف، مبادئ، فوائد، فلسفة، أسس، أفكار توصيات وتقنيات “.
المشاركون بالبرنامج:
الموظفون شاغلي الوظائف المختلفة بقطاعات إدارة المكاتب
المساعدات الإداريات
السكرتارية التنفيذية
مدراء المكاتب والعاملون في مجال السكرتارية بمختلف مستوياتها وشؤون الموظفين والعاملون في مجال الاستعلامات والاستقبال في مؤسسات القطاعين العام والخاص.

محاور البرنامج:
• مفهوم السكرتارية وأهميتها وأنواعها.
1. الفرق بين السكرتارية وتنسيق العمل.
2. التطور التاريخي لإدارة السكرتارية.
3. المفاهيم العامة للعاملين في مجال السكرتارية والمحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة:
أهمية الإدارة الفعالة لأعمال السكرتاريا في نجاح العمل الإداري.
أنواع السكرتاريا.
المكتب الحديث.
ووظائف المكتب الحديث.
أهداف المكتب الحديث.
أهمية إدارة المكاتب الحديثة.
تنظيم أعمال السكرتارية والمحفوظات بالمكاتب الحديثة.

• وظائف المكتب الحديث، وأهدافه، وأهمية إدارته.
• التميز في أعمال السكرتارية الحديثة وإدارة المكاتب المعاصرة.

• مهارات السكرتارية الحديثة:
1. دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري.
2. مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية.
3. إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات.
4. تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات، وإعداد جدول الأعمال وكتابة التقارير.
5. مهارات الاتصال والتعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية، وفق قواعد السلوك الإنساني الراقي.
6. تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف.
7. استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.

• الأساليب الحديثة في السكرتارية وتنمية مهارات السكرتير الخاص.

• السكرتارية الإلكترونية:
1. الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
2. أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
3. إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
4. عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
5. تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
6. تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
7. تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
8. التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
9. الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني).

• سلوكيات وأخلاقيات العمل وموجباتها وأثرها على بيئة العمل المؤسسي.
• مفهوم إدارة المكاتب وتنظيمها وفق الطرائق العصرية الحديثة.

• السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:
1. العملية الإدارية المكتبية.
2. مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي.
3. مهارات الاتصال.
4. إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
5. تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات.
6. التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
7. البيئة المادية في المكتب الحديث.
8. المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية.
9. التجهيزات والتقنيات المكتبية.
10. أدلة العمل والإجراءات المكتبية.
11. اختصاصات وواجبات ومسؤوليات مدراء المكاتب.
12. المهارات السلوكية المتصلة بوظيفة مدير المكتب، وفن التعامل مع القيادات والمرؤوسين

• الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق:
1. أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق.
2. خصائص موظفي الحفظ.
3. التعامل مع الاتصالات المكتبية.
4. نشأة ودورة الوثائق.
5. نظم الإشراف على المحفوظات.
6. التصنيف والترميز والفهرسة.
7. استخدام الحاسب في الأرشفة.
8. حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.
9. فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات.
10. التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.
• إعداد التقارير والمراسلات:
1. مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها.
2. أهمية التقارير للإدارة.
3. القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة.
4. خصائص وأجزاء التقرير الجيد.
5. أسلوب كتابة المراسلات والتقارير.
6. الأشكال التوضيحية في التقارير.
7. الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير.
8. الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير.

• التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والاتيكيت:

1. مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
2. العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي.
3. تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية.
4. مهارات استخدام الهاتف.
5. بناء الشخصية الهاتفية.
6. جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية.

• الوظائف الفنية في ادارة الأعمال المكتبية:
وظيفية السكرتير:
1. بناء بطاقة الوصف الوظيفي.
2. مهام السكرتارية.
3. مهارات السكرتير.
4. صفات السكرتير.
5. واجبات السكرتير..

أبعاد وظيفية السكرتير:
1. البعد الإداري.
2. البعد النفسي.
3. البعد الاجتماعي.
4. البعد الثقافي.
5. البعد الأخلاقي.
6. البعد الأمني.
7. وظيفية مدير المكتب:

بناء بطاقة الوصف الوظيفي لمهمة مدير مكتب.
1. مفهوم إدارة المكاتب العليا.
2. اختصاصات وواجبات ومسئوليات مدراء المكاتب.
3. المفهوم العلمي للاتصالات الإدارية وأساليبها.
4. فن التعامل مع القيادات والمرؤوسين.
5. المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب..

أبعاد وظيفة مدير المكتب:
1. التخطيط للاجتماعات.
2. جدولة الأعمال.
3. وضع نظم الفهرسة والحفظ.
4. نظم المعلومات وصناعة القرارات.
5. مهارات إعداد التقارير العليا (مؤشرات الأداء).
6. إدارة العلاقة بين موظفي الإدارة العليا بالوحدات التنظيمية الداخلية مع باقي الوحدات داخل المنظمة أو بالجهات الخارجية.

• برتوكول العمل بالسكرتارية:
1. مفهوم البرتوكول.
2. عناصر فعالية تصرفات السكرتير.
3. مهارات السكرتير في إدارة برتوكولات التعامل:

إدارة الانطباع الأول لدى المستفيد من خدمات السكرتاريا:
1. نتائج دراسات الدكتور ألبرت مهرابيان في مجال الاتصال.
2. أهمية الاستفادة من نتائج دراسات الدكتور ألبرت مهرابيان في مجال السكرتاريا.
3. ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين.
4. مفهوم الانطباع الأول.
5. العوامل المؤثر في تكوين الانطباع الأول لدى المتلقي لخدمات السكرتاريا.
6. مفهوم الكاريزما.
7. الخصائص النفسية للسكرتير الفعال.
8. الخصائص الخمسة للسكرتير الفعال.
9. أهمية التوافق بين الخصائص الجسمية والنفسية للسكرتير لصناعة الانطباع المثالي.
10. مهارات الاتيكيت في اللبس وأثرها في نجاح عمل السكرتير الفعال.
11. المهارات الصوتية للسكرتاريا الفعال.
12. مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة للسكرتير الفعال.
13. مهارات النظرة الشمولية.

المهارات اللغوية:
1. مفهوم المهارات اللغوية.
2. أهمية المهارات اللغوية في لنجاح السكرتير الفعال.
3. لغة ميتا.
4. لغة ميلتون.
5. صناعة التأطير.

• تطبيقات عملية على المهارات اللغوية فيي مجال السكرتاريا.

مهارات الاتصال الفعال:
1. مفهوم الاتصال.
2. نموذج الاتصال.
3. نموذج نافذة جو –هاري THE JOHARI WINDOW MODEL وتطبيقاتها في مجال السكرتاريا.
4. تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال السكرتاريا.

مهارات بناء الألفة Rapport:
1. مفهوم بناء الألفة.
2. أهمية بناء الألفة في مجال عمل السكرتاريا.
3. مهارات المعايرة (التدريج) Calibration.
4. تطبيقات عملية على مهارات المعايرة (التدريج) Calibration في مجال السكرتاريا.
5. إستراتيجية بناء الألفة Rapport.
6. تطبيقات عملية على إستراتيجية بناء الألفة Rapport في مجال السكرتاريا.
7. تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions.
8. تطبيقات عملية على تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions في مجال السكرتاريا.

قواعد الإتيكيت (آداب المعاملة واللياقة):
1. مفهوم الإتيكيت.
2. أهمية معرفة معايير الإتيكيت العالمي والمحلي لنجاح السكرتير في مهامه.
3. المعايير العالمية للإتيكيت المتفق عليه في مجال السكرتاريا.
4. العرف السائد في الإتكيت المتفق في مجال السكرتاريا بالوطن العربي.
5. العرف السائد في الإتيكيت المتفق في مجال السكرتاريا في وطنا.
6. تطبيقات عملية على قواعد الإتيكيت في مجال السكرتاريا.

تنمية مهارات الاتصال من منظور العلاقات التبادلية:
1. مفهوم الأنماط السلوكية البشرية.
2. العوامل المؤثرة في تشكيل الأنماط السلوكية البشرية.
3. مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة.
4. كيف نتعامل مع 13 نمط سلوكي متكرر في سلوك المستفيدين من خدمات السكرتاريا.
5. تطبيقات عملية على التعامل مع الأنماط السلوكية البشرية في مجال السكرتاريا.

• مهارات وأدوات وإستراتيجيات السكرتارية الحديثة:
أولاً: مهارات إدارة الملفات:
مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات والمعلومات.
الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال السكرتارية والمحفوظات:
1. مهارات استقبال وتصدير المكاتبات.
2. طرق الفهرسة والحفظ للوثائق والملفات (تطبيقات عملية).
3. فن المكاتبات الرسمية وصياغاتها (الخطاب / المذكرة / التقارير)
4. فن كتاب التقارير.
5. فن تنظيم الاجتماعات.
6. فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات.
ثانياً: مهارات التفكير العليا لسكرتير الفعال:
1. مفهوم مهارات التفكير العليا.
2. أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها للسكرتير الفعال.
3. البرامج العقلية العليا وأثرها على نجاح السكرتير الفعال.
4. مهارات تنشيط الذاكرة.
5. مهارات حل المشكلات واتخاذ القرارات.
6. مهارات التفكير الابتكاري ـ
7. مهارات التفكير الإبداعي.
8. تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا للسكرتير من واقع الممارسات العلمية لمهمة السكرتاريا وإدارة المكاتب.

ثالثاً: مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل:
1. مفهوم إدارة الصراعات.
2. مفهوم التوتر.
3. أهمية قدرة السكرتير ومدير المكتب على إدارة الصراعات بفعالية لنجاح عمله.
4. مهارات إدارة الصراعات.
5. مهارة حل النزاع ومواجهة المشكلات بفعالية.
6. مهارات تخفيف التوتر في بيئة العمل.
7. آليات تحسين العلاقات الإنسانية في بيئة العمل.
8. مهارات الاسترخاء لسكرتير الفعال.
9. تطبيقات عملية على إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل من واقع عمل السكرتير ومدير المكتب.

رابعاً: مهارات الاقناع:
1. مفهوم الاقناع.
2. الفرق بين الاتصال والحوار والتفاوض والاقناع.
3. هل الإقناع فن أم علم.
4. أهمية مهارات الاقناع للسكرتير الفعال.
5. نماذج التأثير الأربعة في عملية الإقناع.
6. النماذج الثلاثة للمؤثرين في عملية الإقناع.
7. إستراتيجية هوف رانك للإقناع (إستراتيجية التركيز والتخفيف).

خامساً: مهارات إدارة الوقت وأدواته.
مفهوم الوقت.
أهمية الإدارة الفعالة للوقت وأثرها في نجاح عمل السكرتير الفعال.
مصفوفة المهم والعاجل وتطبيقات استخدامها في إدارة الوقت.
مهارات التخطيط باستخدام خارطة غانيت لتنظيم الوقت.
تنمية مهارات التخطيط لإدارة فعاليات زمن استقبال الزوار:
1. تصميم وتحديد شبكة الزوار.
2. تصميم شبكة الخدمات المطلوبة.
3. تحديد وتصميم إجراءات الاستقبال.
4. تحديد وتصميم إجراءات تخطيط ومتابعة طلبات زوار المكتب.
5. مهارات التفويض

سادساً: مفهوم التفويض:
1. متى نفوض ومتى لا نفوض المهام.
2. أهمية التفويض الفعال لنجاح عمل السكرتير الفعال.
3. نموذج التفويض الفعال.
4. بناء خرائط التدفق للمهام.
5. تطبيقات عملية على مهارات التفويض من واقع عمل السكرتاريا وإدارة المكاتب.

• استخدام التقنية الحديثة في إدارة المكاتب وتفعيل أعمال السكرتاريا:

1. مفهوم تقنيات السكرتارية.
2. أهمية تفعيل التقنية في نجاح السكرتاريا الحديثة.
3. مفهوم الأتمتة.
4. الإجراءات والخطط التنفيذية لإقامة أنظمة متطورة لحفظ واسترجاع مواد المعلومات.
5. مزايا استخدام التقنيات الحديثة في مجال السكرتاريا.
6. استخدام الميكنة الحديثة في إدارة المكاتب:
الأجهزة الحديثة والإدارة المكتبية الحديثة.
ترشيد استخدام الهاتف والفاكس والتلكس ـ
نظم تخطيط ومتابعة خدمات الاتصالات الداخلة والخارجية ـ
الطباعة على الآلة الكاتبة ـ
الطباعة على برامج معالجة النصوص.
فن التعامل مع معدات تصوير ونسخ المستندات.
الرقابة على عمليات الطباعة والتصوير.
نظم معالجة البريد الوارد والصادر.

• مهارات استخدام البرامج التطبيقية الحديثة في مجال الإدارة المكتبية:

1. مهارات استخدام تطبيقات Google في إدارة السكرتاريا.
2. مهارات استخدام تطبيقات Microsoft Office في إدارة أعمال السكرتاريا.
3. مهارات استخدام برنامج Microsoft Project 2010 في إدارة أعمال السكرتاريا.
4. مهارات استخدام برنامج Microsoft Office Outlook في إدارة أعمال السكرتاريا.
5. مهارات استخدام تطبيقات iPhone والهواتف الذكية في إدارة أعمال السكرتاريا.