المهارات المتكاملة في تقديم الخدمات الإدارية المساندة

المهارات المتكاملة في تقديم الخدمات الإدارية المساندة

الهدف:

تحرص إدارة الموارد والخدمات المساندة على القيام بالأعمال الإدارية والمالية والإشراف عليها ، والعمل على تطوير العمل الإداري بوجه عام ، والقيام بعمليات التنسيق والمتابعة لتنفيذ القرارات الإدارية الصادرة ، والإشراف على حسن سير العمل والأداء في كل ما يفوضه المدير في الإشراف عليه، ودراسة التقارير المتعلقة بسير العمل المحالة إليه وإبداء الرأي فيها ورفعها إلى المدير لاتخاذ ما يلزم بشأنها، واقتراح الوسائل اللازمة لتحسين الأداء بمختلف الأقسام والفروع.

كما تساهم في تطوير مهارات الموظفين، من خلال دورات وظيفية مختلفة تواكب احتياجات الموظف وتطلّعات “الهيئة”

الهدف من الدورة إكساب المشاركين

الخدمات المساندة
مفهومها , ماهيتها , أهميتها , وظائفها
طبيعة الخدمات المساندة
سلوكيات العاملين في مجال الخدمات المساندة
التعامل مع الضغوط
إدارة الوقت بكفاءة عالية
العمل الجماعي
إدارة الخدمات المساندة
تخطيط الخدمات المساندة
تنظيم الخدمات المساندة
توجيه الخدمات المساندة
النواحي الإدارية
طرق الاتصالات الفعالة مع الآخرين ووسائلها
مهارات تحقيق الاتصالات الفعالة
فن الإنصات والتحاور البناء
أساليب ومهارات الكتابة الإدارية ( المرسلات – المذكرات – التقارير)

المهام والمسئوليات

المهارات الأساسية والشخصية

التطبيقات الفعلية والعملية

التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية

محتويات الدورة التفصيلي

الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق

أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق

خصائص موظفي  الحفظ

التعامل مع الاتصالات المكتبية

نشأة ودورة الوثائق

نظم الإشراف على المحفوظات

التصنيف والترميز والفهرسة

استخدام الحاسب في الأرشفة

حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق

فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات

التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع

إعداد التقارير والمراسلات

مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها

أهمية التقارير للإدارة

القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة

خصائص وأجزاء التقرير الجيد

أسلوب كتابة المراسلات والتقارير

الأشكال التوضيحية في التقارير

الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير

الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير

مهارات السكرتارية الحديثة

دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري

مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية

إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات

تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات

التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية

تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف

السكرتارية الإلكترونية

استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

العملية الإدارية المكتبية

مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي

مهارات الاتصال

إدارة الوقت وتحديد الأوليات

تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات

التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين

البيئة المادية في المكتب الحديث

المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية

التجهيزات والتقنيات المكتبية

أدلة العمل والإجراءات المكتبية

السكرتارية الإلكترونية

الاتجاهات الحديثة في السكرتارية

أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية

إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي

عرض المعلومات بالحاسب الآلي

تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً

تنظيم الاجتماعات إلكترونياً

تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً

التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية

الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني)

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت

مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية

العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي

تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية

مهارات استخدام الهاتف