السكرتارية التنفيذية المتقدمة والتميز فى فن الحوار و قوة الاتصال

أهداف الدورة

اكتساب المشاركين  مهارات جديدة و صقل المهارات فعليا ًوذلك من خلال اربع  محاور رئيسية :

• المهام والمسئوليات
• المهارات الأساسية والشخصية
• التطبيقات الفعلية والعملية
• التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية

المحتوى التفصيلي للدورة:

الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق:

• أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق .
• خصائص موظفي  الحفظ.
• التعامل مع الاتصالات المكتبية .
• نشأة ودورة الوثائق.
• نظم الإشراف على المحفوظات .
• التصنيف والترميز والفهرسة.
• استخدام الحاسب في الأرشفة .
• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق.
• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات.
• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع.

إعداد التقارير والمراسلات

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها .
• أهمية التقارير للإدارة.
• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة .
• خصائص وأجزاء التقرير الجيد.
• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير .
• الأشكال التوضيحية في التقارير.
• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير .
• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير

مهارات السكرتارية الحديثة

• دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري
• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف  .
• السكرتارية الإلكترونية .
• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة.

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

• العملية الإدارية المكتبية.
• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .
• مهارات الاتصال .
• إدارة الوقت وتحديد الأوليات .
• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .
• البيئة المادية في المكتب الحديث .
• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .
• التجهيزات والتقنيات المكتبية .
• أدلة العمل والإجراءات المكتبية.

السكرتارية الإلكترونية

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
• الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني).

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت

• مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
• العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي .
• تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية .
• مهارات استخدام الهاتف.