الاساليب الحديثة في تقديم الخدمات الادارية

الاساليب الحديثة في تقديم الخدمات الادارية

الاهداف العامة للبرنامج:

• صقل مهارات المشاركين في تنظيم خطط الادارة والتوجيه.
• التطبيق بأحدث الاساليب العلمية والعملية في كافة عمل الادارة والادارة المساندة في معظم الوحدات في العمل.
• العمل على حل المشاكل والاحتياجات والمقترحات بوسائل الكترونية حديثة.
• كيفية اعداد الموازنة التقديرية الاجمالية مع شرح مفصل للوحدات التقديرية لكل قسم.
• كيفية تقييم أداء الأنشطة التشغيلية والإدارية المختلفة.
• العمل على تطبيقات نظام الاتصالات الإدارية للانتقال إلى العمل الكترونيا والتخلص من جميع الأعمال الورقية
• كيفية وضع الخطة السنوية لتأمين متطلبات المنظمة من الخدمات الإدارية والأعمال المساندة لتلبية احتياجاتها
• متابعة الشركات المتعاقد معها لأعمال المساندة الإدارية والتأكد من مطابقة مستوى الأداء اليومي لما تم التعاقد عليه.
• متابعة أي أعمال تعاقدية تنفذ داخل المنظمة والتنسيق مع إدارة الشئون المالية والجهة المختصة لذلك.
• توجيه وتنمية قدرات العاملين على مختلف مهام ومسئوليات فرق العمل والوحدات بما يساعد على الإحلال فيما بينهم، ورفع مستوى الاداء والانجاز.
• تقديم تقارير منتظمة ومتقدمة عن وحدات العمل التي يشرف عليها توضح الأعمال التي تم تنفيذها والمشكلات التي تمت مواجهتها واحتياجات ومقترحات تطوير العمل.

المحتوى العلمي للبرنامج

اعادة توجيه وتنظيم العمل وذلك بالإشراف العام على ادارة المساندة الادارية والوحدات التابعة لها

الاتصالات الإدارية

التخطيط لأعمال الاتصالات الإدارية، ورسم الإجراءات بشكل يمكن معه أداء وإنجاز المهام والاختصاصات بدرجة عالية من الكفاءة والإتقان

تحديد مهام الاتصالات الإدارية بشكل واضح ومحدد

تحديد الوظائف اللازمة للقيام بأعمال ومهام الاتصالات الإدارية، ووضع مهام ومسؤوليات كل وظيفة

الإشراف على كافة الأعمال اليومية والتأكد من حسن سيرها ودقة الالتزام بالإجراءات المحددة

تذليل المشكلات اليومية التي تحدث أثناء العمل في مجال الاتصالات الإدارية

الاهتمام بتدريب العاملين في الاتصالات الإدارية بصفة دورية لرفع كفاءاتهم، وصقل مهاراتهم لأداء العمل بشكل أفضل

العمل على توفير التجهيزات المكتبية الحديثة المناسبة لحجم وطبيعة أعمال الاتصالات الإدارية، وذلك يتطلب متابعة كل ما هو جديد في مجال التقنيات الحديثة التي تساعد على تطوير وتبسيط إجراءات العمل

معالجة البريد العام الوارد والصادر للمنظمة واتخاذ الإجراءات المناسبة لتطوير الاداء فيه واستقبال المراجعين والمراسلين

توجيه المعاملات الواردة للإدارات والأقسام المختصة، وخصوصا المعاملات التي يصعب على موظفي الاتصالات الإدارية توجيهها

إعداد التقرير الدوري عن أعمال الاتصالات الإدارية متضمنا الإحصاءات الدقيقة عن عدد المعاملات الواردة والصادرة، ومعدلات الأداء في إنهاء معالجة المعاملات الواردة، والمشكلات التي واجهت وحدة الاتصالات الإدارية والعاملين فيها

طرق الاتصالات الفعالة مع الآخرين ووسائلها
مهارات تحقيق الاتصالات الفعالة
فن الإنصات والتحاور البناء
أساليب ومهارات الكتابة الإدارية ( المرسلات – المذكرات – التقارير)

المهام والمسئوليات

المهارات الأساسية والشخصية

التطبيقات الفعلية والعملية

التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية

الخدمات الإدارية

تطوير أعمال السنترال ومتابعة كل ما يتعلق بصيانته وتطوير أداء الرد على المكالمات

متابعة أعمال التصوير والتغليف والمسح الضوئي للمذكرات والكتيبات الخاصة بالمنظمة

متابعة أعمال ارساليات المنظمة والبريد الرسمي وما يتعلق به

متابعة أدوات ومستلزمات الآلات والمعدات الخاصة بالتصوير والتغليف (المقاسات، الأحبار) والحرص على توفيرها وعدم نفاذها

الإشراف على كافة الأعمال اليومية والتأكد من حسن سيرها ودقة الالتزام بالإجراءات المحددة

تذليل المشكلات اليومية التي تحدث أثناء العمل في مجال العقود التشغيلية

الاهتمام بتدريب العاملين في الخدمات الإدارية بصفة دورية لرفع كفاءاتهم، وصقل مهاراتهم لأداء العمل بشكل أفضل

إعداد التقرير الدوري عن أعمال الخدمات الإدارية متضمنا الإحصاءات الدقيقة عن ومعدلات الأداء في إنهاء الأعمال، والمشكلات التي واجهت وحدة الخدمات الإدارية والعاملين فيها

إعداد التقارير والمراسلات

مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها

أهمية التقارير للإدارة

القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة

خصائص وأجزاء التقرير الجيد

أسلوب كتابة المراسلات والتقارير

الأشكال التوضيحية في التقارير

الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير

الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير

مهارات السكرتارية الحديثة

التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية

الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني)

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت

مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية

العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي

تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية

مهارات استخدام الهاتف

التميز المؤسسي:

• تطبيق أنظمة الجودة و نماذج و متطلبات تطوير الأداء المؤسسي بما يعزز الخدمة المتميزة للمتعاملين.
• تطوير أدلة ولوائح وإجراءات العمل وإعادة هندستها وإعداد مختلف الدراسات الخاصة بتطوير العمل وفقاً لنتائج قياس الأداء. .
• تطبيق معايير وتقنيات تطوير الخدمات المساندة وفق الاستراتيجيات والمشاريع المعتمدة.
• حالات وورش عملية وتطبيقية
• تقييم وختام البرنامج التدريبي