الاتجاهات الحديثة لنظم ادارة المستندات والوثائق الالكترونية وحوكمة المعلومات

الاتجاهات الحديثة لنظم ادارة المستندات والوثائق الالكترونية وحوكمة المعلومات

نظرة عامة:

تستمر الرقمنة في تغيير قواعد اللعبة، وبالتالي نصبح بحاجة إلى طرق جديدة للتعامل معها، كما يصبح من الأولويات البحث عن استراتيجية تستطيع التعامل بسلاسة مع التحول الرقمي وتتمكن من ربط الموارد الرقمية داخل الشركة وخارجها لخلق نظام بيئي ديناميكي. تمثل الرقمية تحديا في ذات الوقت الذي توفر فيه فرصا ذهبية في حال تم استغلالها على الوجه الأمثل. 

الهدف العام من البرنامج التدريبي:

• تنمية مهارات المشاركين في مجال التوثيق والفهرسة والمهارات اللازمة لحفظ وتأمين واسترجاع الوثائق والمستندات الكترونيا.
• تنمية مهارات المشاركين في التعامل مع تطبيقات الحواسب الآلية واستخداماتها في مجال حفظ واسترجاع وإدارة وتداول الوثائق والمستندات.
• تنميـة مهـارات المشاركين في مجال تقنيات الاسترجاع والوسائل اللغوية المساعدة على الاسترجاع.
• تزويد المتدربين بالأساليب المتبعة في عمليات تأمين وحمـاية الأرشيف الالكتروني.
• تنمية مهارات المشاركين بقواعد إنشاء وحفظ وتداول وإعدام الورقة الرسمية وأساليب الحفاظ على سريتها.

المحتويات العلمية للبرنامج التدريبي:

إدارة الوثائق والسجلات تتحول إلى حوكمة المعلومات

• استثمار الموظفين والمحللين للتركيز على الأعمال الخاصة
• الأدوات المستخدمة لإدارة السجلات الإلكترونية
• إدارة السجلات الإلكترونية
• التخطيط المستقبلي لإدارة السجلات

السحابات والمنصات الاجتماعية تجعل أدوات إدارة المستندات والوثائق التقليدية غير فعالة.

• أدوات العمل الإنتاجية المتاحة مثل البرمجيات المضيفة
• نظم إدارة علاقات العملاء، وأدوات المحاسبة وإدارة النفقات
• التخزين السحابي والمنصات الاجتماعية

• المخزونات الرقمية تدفع بنفسها على برنامج الحوكمة:
• علم أمن الوثائق والمستندات.
• السجلات الرقمية التي من المهم الاحتفاظ بها على المدى الطويل
• التهديدات التي تواجه الحفاظ على المخزونات الرقمية.
• مخاطر هبوط الذاكرة المؤسسية

• المعايير المفتوحة والمصدر المفتوح لنظم إدارة المستندات:
• اعتماد المعايير المفتوحة والمصادر المفتوحة للبرمجيات
• احتمالية فقدان المعلومات الإلكترونية،
• تنسيقات الملفات التي تعتمد على المعايير المفتوحة ذات الصلة بإدارة السجلات والمعلومات
• مرحلة إعدام الورقة الرسمية.

ماذا تعنى الحوكمة في مجال إدارة الوثائق والسجلات:

• الاستخدام الأفضل للموارد للوصول إلى أفضل الممارسات في إدارة جميع أنواع المعلومات، الأرشفة الإلكترونية
• محركات الكشف الإلكتروني للفهارس
• أدوات إدارة السجلات في أماكنها
• المكونات الإضافية لنظام الشيربوينت