افضل التقنيات الالكترونية لانظمة ادارة والارشفة الوثائق والملفات

افضل التقنيات الالكترونية لانظمة ادارة والارشفة الوثائق والملفات

المقدمة:

 تواجه المنظمات اليوم العديد من التحديات كـأحجام البيانات المتزايدة، ومن هنا أصبحت إدارة الوثائق و الأرشفة عنصراً مهماً من الممارسات السليمة لحوكمة المعلومات و تساعد إدارة الوثائق و الأرشفة على تلبية متطلبات الامتثال للمعايير و التشريعات، والحد من التخزين، و تخفيف المخاطر و التكاليف، و الحفاظ على الوصول السلس إلى الوثائق المهمة

وتعتبر حلول حلول الارشفةمن اهم التقنيات التي تساعد المؤسسات في مواجهة هذه المتطلبات و التقليل من تخزين الورق و مخاطر تلف الأوراق، و الحد من التكلفة. وتستخدم نظم ادارة الوثائق و الارشفة الالكترونية في متابعة و تخزين الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية و الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها. و يعتبر نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المتعلقه بإدارة الأصول الرقمية و الوثائق المصورة و نظم سير العمل و نظام إدارة السجلات

الأهداف:

الحفاظ علي الوثائق والملفات من الكوارث وضمان الدعم التلقائي

اطلاع المشاركين على الارشفة الالكترونية و اهميتها

اطلاع المشاركين على الطرق والاساليب الحديثة في حفظ الوثائق والملفات الكترونيا

اطلاع المشاركين على المواصفة الدولية المتعلقة في حفظ الوثائق و الملفات والمخطوطات

إكساب المشاركين المهارات الحديثة و العصرية في مجال الادارة الارشفية

تمكين المشاركين من عملية التوثيق و الأرشفة وحفظ الملفات الكترونيا

تمكين المشاركين من اعداد تقارير العمل و التقنيات الكتابيه

المحتويات الأساسية:

الوحدة الأولى : الأرشفة الإلكترونية

الإدارة الإلكترونية

عناصر الإدارة الإليكترونية

اهم فوائد ومزايا الارشفه الالكترونيه

اهم المعوقات والتحديات التي تحد من تطبيق الارشفه الالكترونيه

نظم الأرشفة الإلكترونية

مميزات نظام إدارة و أرشفة الوثائق

المعايير التي تحدد ما هو أفضل تطبيق لإدارة الوثائق

المكونات الأساسية لإدارة الوثائق

الوحدة الثانية : الأرشفة الالكترونية وتنظيم الملفات

طرق التصنيف والفهرسة

متطلبات الأرشفة الالكترونية

خصائص الارشفه الالكترونية

طرق صيانة الملفات

البيئة الحديثة الخاصة بالأرشفة

الحماية من الاخطار الالكترونية

أهم برامج الأرشفة الالكترونية

الوحدة الثالثة : نظم إدارة الوثائق

التعامل مع البرمجيات الجاهزة

معرفة طرق الحفظ الالكتروني وطرق تحويل المعلومات الكترونيا

التعامل مع البرامج المصممة والبرمجيات الجاهزة والمستندات ذات الطبيعة السرية والخاصة

عناصر الأمن والحماية للمعلومات والقدرة على توفيرها

طرق حماية وحفظ المستندات السرية وكذلك تحديد المستويات الإدارية التي يحق لها تداول المستندات

استخدامات EXCEL  لتسهيل الحفظ و الاسترجاع

استخدامات Outlook في المراسلات الإلكترونية

استخدامات Access  في بناء قواعد البيانات

أستخدامات  Acrobatفي الأرشفة و الحفظ

تطبيقات في الأرشيف و تدفق الإعمال

الوحدة الرابعة : بناء  نظام للتوثيق والحفظ والفهرسة

إنشاء نظام حفظ مناسبا للمنظمة

تنظيم وإدارة الوثائق الالكترونية

النظم الإلكترونية لإدارة الوثائق

إدارة أنظمة الأرشفة الإلكترونية الفرعية

أمن المعلومات والحفظ الاحتياطي

الوحدة الخامسة : المفاهيم الأساسية لنظم حفظ واسترجاع الوثائق والملفات

التحديات التي تواجه مجتمع الأعمال الحديث

تعريف المحفوظات والمسارات التي تسلكه عبر تداولها

مفهوم حفظ المحفوظات وتعريف أماكن الحفظ

شروط أحكام الوثائق والملفات

أهم التوجيهات الخاصة بالمحفوظات

أهم معايير اختيار معدات الحفظ الملائمة

التنظيم الفني للمحفوظات

مجموعة النماذج الاسترشادية في بطاقة تداول المحفوظات

نموذج فهرس دليل المحفوظات

نموذج فهرس محتويات ملف

نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ

نموذج بطاقة تعريف وعاء الحفظ

نموذج بطاقة إحالة محفوظة

استرجاع الوثائق والملفات

مفهوم استرجاع الوثائق والملفات

إعداد الكشافات في تنظيم استرجاع الوثائق

الوحدة السادسة : الإعداد لبناء الأرشيف

التصنيف – الترميز – الترتيب – الفهرسة

المراحل الثلاثة لإدارة الأرشيف

المفهوم التقليدي والمفهوم الحديث للأرشيف

الإعداد لبناء الأرشيف

تحديد محتويات الأرشيف

 (تشخيص واقع الوثائق)

جداول مدد استيفاء الوثائق

مراحل التنظيم الفني للوثائق

المرحلة الأولى : التصنيف

المرحلة الثانية : الترميز (التكوير)

المرحلة الثالثة : الترتيب

المرحلة الرابعة : الفهرسة

ورشة عمل

تطبيق القواعد العلمية الصحيحة في حفظ و تنظيم الأرشيف. و تطبيق الاتجاهات الحديثة في

 الإدارة الإلكترونية لتنظيم الوثائق بناء علي أسس وقواعد سليمة

تفعيل تطبيقات الحاسب الآلي اليومية لدي المتدرب و إكسابه أفكارا و قدرات متنوعة من تعظيم الاستفادة القصوى من البرامج المتاحة له حاليا مثل ( MS-Excel – MS Access) و كيفية الاستفادة منها في تنظيم وحفظ الوثائق