الاهداف :
سيتمكن المشارك من التميز فى الاتى:
- إختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب .
- المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها .
- فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين .
- إدارة الوقت و الإستخدام الأمثل له .
- فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( الخطاب / المذكرة / التقارير)
- المهارات السلوكية المتصلة بالوظيفة و الجوانب السلوكية في الأداء .
- الأجهزة الحديثة و الإدارة المكتبية الحديثة .
- المنظومة المتكاملة للعمل الإداري ومستوياتها ودرجاتها
- المعايير العالمية لمكاتب الادارة العليا من خلال تطبيق TQM
- تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب
- حفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
- الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
- أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.
- مهارات الاتصالات والمراسلات وتقوية الذاكرة.
- الإعداد للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها.
- تقوية الذاكرة ، تطوير القراءة , و الثقة بالنفس , مهارات التركيز
- فن التعامل مع الآخرين والتميز في خدمة العملاء وأخلاقيات العمل المهني .
المحتويات البرنامج :
الوحدة الأولى : المفاهيم المعاصرة لإدارة المكاتب
- إدارة المكاتب
- الفرق بين إدارة المكاتب وتنسيق العمل
- المفاهيم العامة للعاملين في مجال إدارة المكاتب و المحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة :
- أهمية الإدارة الفعالة لأعمال إدارة المكاتب في نجاح العمل الإداري .
- أنواع إدارة المكاتب.
- المكتب الحديث .
- و ظائف المكتب العالمى .
- أهداف المكتب العالمى.
- أهمية إدارة المكاتب الحديثة .
- تنظيم أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات بالمكاتب الحديثة .
الوحدة الثانية : مهام ومسؤوليات مدير المكتب المعاصر
- وظيفية مدير المكتب :
- مهام إدارة المكاتب.
- مهارات مدير المكتب .
- صفات مدير المكتب .
- واجبات مدير المكتب .
- أبعاد وظيفية مدير المكتب :
- مفهوم إدارة المكاتب العليا .
- إختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب .
- المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها .
- فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين .
- المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب .
- التخطيط للإجتماعات .
- جدولة الأعمال .
- وضع نظم الفهرسة و الحفظ .
- نظم المعلومات و صناعة القرارات .
- مهارات إعداد التقارير العليا ومؤشرات الأداء KPIs
- إدارة العلاقات بين موظفي الإدارة العليا بوالوحدات التنظيمية
الوحدة الثالثة : برتوكول العمل بإدارة المكاتب
- مفهوم البرتوكول .
- عناصر فعالية تصرفات مدير المكتب .
- مهارات السكرتير في إدارة برتكولات التعامل :
- إدارة الإنطباع الأول لدى المستفيد من خدمات إدارة المكاتب:
- ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين .
- مفهوم الإنطباع الأول .
- العوامل المؤثر في تكوين الإنطباع الأول لدى المتلقي لخدمات إدارة المكاتب.
- مفهوم الكايزما .
- المعايير النفسية لمدير المكتب الفعال .
- مدير المكتب الفعال وبروتوكول التعامل مع كبار الزوار .
- أهمية التوافق بين الخصائص الجسمية والنفسية لمدير المكتب لصناعة الإنطباع المثالي .
- مهارات الاتيكيت وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال .
- مهارات التعامل مع الجمهور وإستقبال الشكاوى
الوحدة الرابعة : اهمية مهارات الاتصال فى ادارة المكاتب
- مفهوم الاتصال وانواعة .
- نموذج ديفيزللإتصال .
- نموذج نافذة جو – هاريTHE JOHARI WINDOW MODEL .
- المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال .
- مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة لمدير المكتب الفعال .
- انماط مدراء المكاتب طبقا لمقياس هيرمانHBDI .
- تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions .
- مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة .
- أهمية المهارات اللغوية في لنجاح مدير المكتب الفعال .
- مهارات الاقناع والتأثير في مجال عمل إدارة المكاتب.
- تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال إدارة المكاتب.
الوحدة الخامسة : التميز فى إستراتيجيات وفنون إدارة المكاتب
- مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات و المعلومات .
- الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب و المحفوظات:
- مهارات إستقبال وتصدير المكاتبات .
- طرق الفهرسة و الحفظ للوثائق والملفات
- فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها (المكاتبات / المذكرات / التقارير ) .
- فن كتاب التقارير .
- فن تنظيم الاجتماعات .
- فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات .
- مهارات التفكير العليا لمدير المكتب الفعال.
- أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لمدير المكتب الفعال.
- مهارات حل المشكلات وإتخاذ القرارات .
- مهارات التفكير الإبتكاري والإبداعي .
- تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا لمدير المكتب
مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل - مفهوم إدارة الصراعات .
- مهارات ادارة الضغوط.