وصف الدورة :
في عالم يزدحم بالمعارف والمعلومات وكذلك التحديات التي تواجه عالم المعلوماتية من حيث تنظيم المعلومات وتصنيفها وتوثيقها في الأوعية المختلفة وتسهيل آليات الوصول إليها في الوقت المناسب وفي عالم تخطو فيه التقنيات الحديثة خطوات مذهلة وسريعة من أجل مساعدة الأفراد والمؤسسات في إدارة المعلومات.

فلم تعد المعلومات الآن مجرد نوع من الترف تتباهى بها المجتمعات أو المنظمات وإنما أصبحت ركيزة أساسية في تطور المجتمع وتحقيق الرفاهية المنشودة ، ولقد دخلت تكنولوجيا المعلومات والاتصالات جميع الميادين العلمية الاجتماعية والإنسانية ، فعصرنا الحالي والمستقبلي هو عصر المعلومات الالكترونية في خدمة المجتمع ، ويرتكز هذا المجتمع بصفة اساسية على تعظيم شأن الفكر والعقل الإنساني بالحاسبات الآلية وشبكات ووسائل الاتصال الحديثة والذكاء الاصطناعي ونظم الخبرة.

هدف الدورة :
· التعرف على النظم والأساليب الحديثة لتنظيم الوثائق والسجلات .

· تنمية مهارات المشاركين في كيفية إنشاء نظام متكامل للتصنيف المناسب للوثائق والسجلات .

· تزويد المشاركين بالمناهج المناسبة لأمن الوثائق والمستندات .

· المشاركة في تنظيم وتطوير نظم الحفظ والإسترجاع وتيسير الإستفادة منها .

الفئة المستهدفة :
· المسئولون بإدارة الوثائق والسجلات والمشرفون على أعمال المحفوظات والسجلات والذين يمارسون أعمال الحفظ في المكاتب والإدارات المختلفة

محتوى الدورة :

اليوم الاول:

استخدام قواعد البيانات في تصميم نظام الأرشفة الالكتروني

الفرق بين استخدام التطبيقات الجاهزة وتطويع التطبيقات المتاحة في نظام الأرشفة الالكترونية
تعريف قواعد البيانات
مزايا استعمال الكمبيوتر في إنشاء قاعدة بيانات (تحويل قاعدة بيانات ورقية إلى كمبيوتر)
تركيب قاعدة البيانات (الحقل – السجل – الجدول)
التعامل مع برامج قواعد البيانات والتعرف على خصائص الحقول المستخدمة

اليوم الثاني:

تدريب عمل على إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برنامج قواعد البيانات

إنشاء أرشيف الكتروني باستخدام برامج قواعد البيانات وربط صورة الوثيقة بقاعدة البيانات
استخدام البرمجيات في التغلب على مشكلة تضخم حجم الوثيقة الالكترونية في أوعية الحفظ.

اليوم الثالث:

استخدام تطبيقات الانترنت في عملية تبادل الوثائق والملفات

التعرف على أنواع الشبكات الداخلية في المؤسسات الكبرى لتبادل الوثائق والملفات
متطلبات وجود نظام البريد الالكتروني
شكل وتكوين رسالة البريد الالكتروني
مميزات وعيوب البريد الالكتروني
رسائل البريد الالكترونية الرسمية
العوامل التي تحدد استخدام البريد الالكتروني
اليوم الرابع:

إدارة رسائل البريد الالكتروني
تنظيم صندوق البريد الالكتروني للموظف
نظام حفظ وترتيب الرسائل Filing system
استبقاء واستبعاد الرسائل الالكترونية
ارشفة رسائل البريد الالكتروني
اليوم الخامس:

مشكلات إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني وأمن نظم المعلومات

إدارة الأرشيف في العصر الالكتروني
حماية وتأمين الوثائق المخزنة في أوعية الحفظ داخل الأرشيف الالكتروني
استخدام البرمجيات المتاحة لتعديل الوثيقة النصية إلى صورة الالكترونية لا يمكن التلاعب به