البرنامج التخصصي المتكامل فى مهارات السكرتارية - الإبداع الإدارى فى التنظيم والتخطيط والتنسيق

تعقد هذه الدورة على مدة اسبوعين
الأسبوع الأول:دورة: البرنامج التخصصى المتكامل فى مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب والأرشفة وتطبيقاتها باستخدام MS Outlook
الأسبوع الثاني: الإبداع الإدارى فى التنظيم والتخطيط والتنسيق

الأسبوع الأول:دورة: البرنامج التخصصى المتكامل فى مهارات السكرتارية و إدارة المكاتب والأرشفة وتطبيقاتها باستخدام MS Outlook

اكتساب المشاركين  مهارات جديدة و صقل المهارات فعليا ًوذلك من خلال اربع  محاور رئيسية :

• المهام والمسئوليات
• المهارات الأساسية والشخصية
• التطبيقات الفعلية والعملية
• التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية

المحتوى التفصيلي للدورة :

الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق :

• أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق .
• خصائص موظفي  الحفظ .
• التعامل مع الاتصالات المكتبية .
• نشأة ودورة الوثائق .
• نظم الإشراف على المحفوظات .
• التصنيف والترميز والفهرسة .
• استخدام الحاسب في الأرشفة .
• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق .
• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات .
• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع .

إعداد التقارير والمراسلات

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها .
• أهمية التقارير للإدارة .
• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة .
• خصائص وأجزاء التقرير الجيد .
• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير .
• الأشكال التوضيحية في التقارير .
• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير .
• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير .

مهارات السكرتارية الحديثة

• دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري
• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف  .
• السكرتارية الإلكترونية .
• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة .

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

• العملية الإدارية المكتبية.
• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .
• مهارات الاتصال .
• إدارة الوقت وتحديد الأوليات .
• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .
• البيئة المادية في المكتب الحديث .
• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .
• التجهيزات والتقنيات المكتبية .
• أدلة العمل والإجراءات المكتبية .

السكرتارية الإلكترونية

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
• الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني) .

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت

• مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
• العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي .
• تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية .
• مهارات استخدام الهاتف.
• بناء الشخصية الهاتفية .
• جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية .

الأسبوع الثاني: الإبداع الإدارى فى التنظيم والتخطيط والتنسيق

اهداف البرنامج :

• تزويد المشاركين بأساليب التعامل مع أشكال الصراع والتوتر في العمل.
• التعريف بالاستراتيجيات المساعدة للتعامل مع ضغوط العمل.

محتويات البرنامج

• المفاهيم الأساسية لضغوط العمل :
• ضغوط العمل .
• مفهوم ضغط العمل .
• مراحل التعرض لضغوط العمل: الإنذار، المقاومة، الإنهاك .
• مصادر ضغط العمل ومسبباته: مصادر شخصية، مصادر تنظيمية.
• تأثيرات ضغط العمل
• على الإنتاجية .
• على صحة الفرد الجسدية والنفسية .
• على حياة الفرد المجتمعية والتعامل مع الآخرين .
• على أداء العمل .
• استراتيجيات التعامل مع ضغوط العمل .
• استراتيجيات فردية:
• اللياقة البدنية والصحة النفسية، الدعم الاجتماعي، إدارة الوقت، التعامل مع الآخرين، تنويع أساليب العمل وإثراء/ توسيع العمل .
• استراتيجيات تنظيمية: الترقية، التدريب، الإثراء الوظيفي، دوران العمل، المشاركة في صنع القرار، تعزيز قنوات الاتصال الأفقي والعمودي، تطوير المناخ التنظيمي.
• تعزيز بعض المفاهيم المساندة .
• التدرب والتعلم والإلهام.
• فرص التنمية الذاتية .
• الشفافية والبعد عن المزاجية .
• بناء روابط اجتماعية ووظيفية بين العاملين .
• الحوار واحترام المشاعر .
• الخطوات الضرورية للإبقاء على المهارات المكتسبة من البرنامج.
• إعداد الخطة التنفيذية اللازمة لنقل المهارات المكتسبة إلى واقع التطبيق العملى.
• مفهوم عملية إدارة الوقت وأهميتها.
• كيف تجعل الوقت يعمل لصالحك؟
• المراجعة الدقيقة والفعالة لطرق استغلال الوقت.
• القضاء على مضيعات الوقت.
• التسويف والتأجيل هم بداية طريق الفشل.
• أهمية العمل بذكاء وليس بكثرة ، فالعبرة بالكيف وليس بالكم.
• كيفية إعداد خطة فعالة لإدارة الوقت.
• إستنباط إستراتيجيات خاصة لتجاوز المؤثرات الخارجية الرئيسية
• السلوك الشخصي التي يحد من فعالية إدارة الوقت وإنجاز العمل بصورة فعالة.
• عقد الالتزام الشخصي لتطوير العمل وإدارة الوقت.
• استخدام نظام تخطيط الوقت كأداة مساعدة لتحسين الأداء الوظيفة.
• وضع خطط محددة لإنجاز أهداف العمل المحددة.
• مراحل إدارة العمل.
• مميزات مراحل إدارة العمل.
• التغلب على العوائق الزمنية.
• نظام تخطيط الوقت.
• تمارين تطبيقية.
• الخطوات الضرورية للإبقاء على المهارات المكتسبة من البرنامج.
• إعداد الخطة التنفيذية اللازمة لنقل المهارات المكتسبة إلى واقع التطبيق العملى.