مهام السكرتاريا المتقدمة والأداء المتميز للأعمال

مهام السكرتاريا المتقدمة والأداء المتميز للأعمال

المستهدفون :

تستهدف كافة العاملين المختصين في قطاع السكرتارية و مجال المحفوظات و إدارات الأرشيف العام و حفظ الوثائق و العاملين في وظائف مديري مكاتب الإدارة العليا و كذلك العاملين بإدارة و أقسام السكرتاية في كافة المنظمات و المؤسسات و من ترى الإدارة أهمية حضوره

لكل القيادات ومدراء المنظمات بشكل عام بشكل خاص حيث صممت بشكل مباشر لتلبي إحتياجاتهم التدريبية ، و ننصحهم بحضور الدورة والإستفادة من المعارف والمهارات والخبرات والأنشطة العملية المتضمنة فيه في زيادة كفاءتهم وفاعليتهم في القيام بعملهم بجودة عالية وتميز

كما أننا ننصح بشدة بحضور هذه الدورة  لكل راغب في التميز من مدراء الإدارات ورؤساء الأقسام والعاملون و كذلك من في مستواهم الوظيفي والمرشحين لتولي تلك المناصب العاملون بالمنظمات، و كل راغب أو مؤهل للقيام بعمل أو دور قيادي أو إداري في المنظمات وكل من يتطلب طبيعة عمله أو مهامه مجال الحقيبة التدريبية بشكل عام

تعد هذه الدورة  متطلب أساسي لكل شاغلي الوظائف الإدارية أو المشرفين أو الموظفين الجدد من يرغب في ممارسة العمل الإداري القيادي أو الإشراف عليه
بشكل مباشر القيادات الإدارية العاملة في كافة المستويات الإدارية العليا والوسطى و الإشرافية والتنفيذية  رجال ـ نساء  ، وكذلك تركز على إعداد قيادات الصف الثاني للقيام بالمهام القيادة الموكلة لهم وتهيئتهم لممارسة أعمالهم بكفاءة وفاعلية
ولهذا فإن هذه الدورة  متطلب أساسي لكل من يعمل حالياً في مركز قيادي في منظمته، كما أنها موجه بشكل مباشر لكلاً من
شاغلي الوظائف العليا والمدراء التنفيذيين والمدراء الذين يبحثون عن التفوق والتميز .
كافة المسؤولين من جميع الإدارات والوحدات المختلفة بالمنشآت والمنظمات الخاصة والحكومية .
السادة أعضاء الإدارة العليا والوسطى .
مدراء الدوائر / ومدراء المناطق / ومدراء القطاعات.
مدراء الإدارات و رؤساء الأقسام ومساعديهم ونوابهم.
المشرفين العامين والمشرفين الاخصائيين.
كافة القيادات العليا بالمنظمات .
مديرو الإدارات ورؤساء الأقسام و نوابهم و مساعديهم .
المشرفين ومشرفي العموم و المرشحين لتولي تلك المناصب الإدارية.
الموظفين الاداريين والمشرفين ومن في حكمهم .
المسؤولون عن التخطيط والتطوير المستمر وقادة فرق العمل .
مدراء المشاريع والبرامج و الوكلاء و مدراء المحافظ الاستثمارية .
روساء فرق العمل وأعضاء فرق العمل.
منسوبي و أخصائي إدارة العلاقات العامة و الإعلام.
الراغبين في تطوير ذواتهم ورفع مستوى كفائتهم وفاعليتهم.

اهداف الدورة :

نتوقع تنمية و تطوير قدرات و مهارات المشاركين في مجال السكرتاريا الحديثة وإدارة المكاتب العليا وذلك من خلال إكتسابهم للمعارف والخبرات والمهارات الحديثة تجاه إستخدام الأساليب والتقنيات المعاصرة في أعمال السكرتارية و المحفوظات وإدارة المكاتب العليا

تهدف  إلى إكساب المشاركين المعارف والمهارات التالية

تنمية و تطوير قدرات و مهارات العاملين لإكتساب المعارف الحديثة تجاه إستخدام الأساليب و التقنيات المعاصرة في أعمال السكرتارية و المحفوظات

تنمية مهارات مدراء المكاتب و إمدادهم بالمعونة الفنية اللازمة لأداء العمل بالكفاءة الإنتاجية العالية و تزويدهم بالخبرات و المهارات التي تتطلبها مسئوليات و واجبات الوظيفة

إكساب المشاركين المعارف و الخبرات و المهارات الإدارية و الفنية التي تمكنهم من تحقيق فعالية الإتصال و التنسيق بين الإدارة العليا و باقي أجزاء المنظمة وفقاً لأحدث أساليب التقنية المستخدمة في إدارة الأعمال و إنجازها بصورة تحقق أهداف المنظمة

الوحدات المعرفية و المهارية للبرنامج

أولاً : الوحدات المعرفية والمهارية التي تتضمنها الحقيبة التدريبية 

مقدمة عن مفهوم السكرتارية

مفهوم السكرتارية .
الفرق بين السكرتارية وتنسيق العمل .
التطور التاريخي لإدارة السكرتارية .
المفاهيم العامة للعاملين في مجال السكرتارية و المحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة : أهمية الإدارة الفعالة لأعمال السكرتاريا في نجاح العمل الإداري .

 أنواع السكرتاريا .

 المكتب الحديث .

 و ظائف المكتب الحديث .

 أهداف المكتب الحديث .

 أهمية إدارة المكاتب الحديثة .

 تنظيم أعمال السكرتارية والمحفوظات بالمكاتب الحيثة .

الوحدة الثانية : الوظائف الفنية في ادارة الأعمال المكتبية 

وظيفية السكرتير
بناء بطاقة الوصف الوظيفي

 مهام السكرتارية

 مهارات السكرتير

 صفات السكرتير
واجبات السكرتير
أبعاد وظيفية السكرتير

 البعد الإداري

 البعد النفسي

 البعد الاجتماعي

 البعد الثقافي
البعد الأخلاقي
البعد الأمني
وظيفية مدير المكتب
بناء بطاقة الوصف الوظيفي لمهمة مدير مكتب
مفهوم إدارة المكاتب العليا
إختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب

 المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها

 فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين
المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب

أبعاد وظيفة مدير المكتب:
التخطيط للإجتماعات

 جدولة الأعمال

 وضع نظم الفهرسة و الحفظ

 نظم المعلومات و صناعة القرارات
مهارات إعداد التقارير العليا ( مؤشرات الأداء )

 إدارة العلاقة بين موظفي الإدارة العليا بالوحدات التنظيمية الداخلية مع باقي الوحدات داخل المنظمة أو بالجهات الخارجية

الوحدة الثالثة : برتكول العمل بالسكرتاية
مفهوم البرتوكول

 عناصر فعالية تصرفات السكرتير
مهارات السكرتير في إدارة برتكولات التعامل
إدارة الإنطباع الأول لدى المستفيد من خدمات السكرتاريا
نتائج دراسات الدكتور ألبرت مهرابيان في مجال الاتصال

 أهمية الإستفادة من نتائج دراسات الدكتور ألبرت مهرابيان في مجال السكرتاريا
ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين
مفهوم الإنطباع الأول العوامل المؤثر في تكوين الإنطباع الأول لدى المتلقي لخدمات السكرتاريا
مفهوم الكايزما
الخصائص النفسية للسكرتارير الفعال
الخصائص الجمسة للسكرتارير الفعال
أهمية التوافق بين الخصائص الجسمية والنفسية للسكرتير لصناعة الإنطباع المثالي
مهارات الاتيكيت في اللبس وأثرها في نجاح عمل السكرتير الفعال
المهارات الصوتية للسكرتاريا الفعال
مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة للسكرتارير الفعال
مهارات النظرة الشمولية
المهارات اللغوية
مفهوم المهارات اللغوية
أهمية المهارات اللغوية في لنجاح السكرتير الفعال

 لغة ميتا
لغة ميلتون
صناعة التأطير
تطبيقات عملية على المهارات اللغوية فيي مجال السكرتاريا
مهارات الاتصال الفعال
مفهوم الاتصال
نموذج الإتصال
نموذج نافذة جو –هاري  THE JOHARI WINDOW MODEL  وتطبيقاتها في مجال السكرتاريا
تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال السكرتاريا
مهارات بناء الألفة Rapport
مفهوم بناء الألفة
أهمية بناء الألفة في مجال عمل السكرتاريا
مهارات المعايرة ( التدريج ) Calibration
تطبيقات عملية على مهارات المعايرة ( التدريج ) Calibration في مجال السكرتاريا

 إستراتيجية بناء الألفة Rapport
تطبيقات عملية على إستراتيجية بناء الألفة Rapport في مجال السكرتاريا
تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions
تطبيقات عملية على تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions في مجال السكرتاريا
قواعد الإتيكيت ( آداب المعاملة و اللياقة )
مفهوم الإتيكيت
أهمية معرفة معايير الإتيكيت العالمي والمحلي لنجاح السكرتير في مهامه
المعايير العالمية للإتيكيت المتفق عليه في مجال السكرتاريا
العرف السائد في الإتكيت المتفق في مجال السكرتاريا بالوطن العربي
العرف السائد في الإتيكيت المتفق في مجال السكرتاريا في وطنا
تطبيقات عملية على قواعد الإتيكيت في مجال السكرتاريا
تنمية مهارات الإتصال من منظور العلاقات التبادلية
مفهوم الأنماط السلوكية البشرية
العوامل المؤثرة في تشكيل الأنماط السلوكية البشرية
مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة
كيف نتعامل مع 13 نمط سلوكي متكرر في سلوك المستفدين من خدمات السكرتاريا
تطبيقات عملية على التعامل مع الأنماط السلوكية البشرية في مجال السكرتاريا

الوحدة الرابعة : مهارات و أداوات و إستراتيجيات السكرتارية الحديثة :  مهارات إدارة الملفات

 مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات و المعلومات
الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال السكرتارية و المحفوظات

 مهارات إستقبال وتصدير المكاتبات

 طرق الفهرسة و الحفظ للوثائق والملفات ( تطبيقات عملية )
فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( ( الخطاب / المذكرة / التقارير )
فن كتاب التقارير
فن تنظيم الاجتماعات
فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات
ثانياً : مهارات التفكير العليا لسكرتير الفعال
مفهوم مهارات التفكير العليا
أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها للسكرتير الفعال

 البرامج العقلية العليا وأثرها على نجاح السكرتير الفعال
مهارات تنشيط الذاكرة
مهارات حل المشكلات وإتخاذ القرارات
مهارات التفكير الإبتكاري ـ

 مهارات التفكير الإبداعي
تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا للسكرتير من واقع الممارسات العلمية لمهمة السكرتاريا وإدارة المكاتب
ثالثاً : مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل

 مفهوم إدارة الصراعات
مفهوم التوتر
أهمية قدرة السكرتير ومدير المكتب على إدارة الصراعات بفعالية لنجاح عمله
مهارات إدارة الصراعات
مهارة حل النزاع و مواجهة المشكلات بفعالية
مهارات تخفيف التوتر في بيئة العمل
آليات تحسين العلاقات الإنسانية في بيئة العمل
مهارات الإستراخاء لسكترير الفعال
تطبيقات عملية على إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل من واقع عمل السكرتير ومدير المكتب
رابعاً : مهارات الاقناع
مفهوم الاقناع
الفرق بين الاتصال والحوار والتفاوض والاقناع
هل الإقناع فن أم علم
أهمية مهارات الاقناع للسكرتير الفعال
نماذج التأثير الأربعة في عملية الإقناع
النماذج الثلاثة للمؤثرين في عملية الإقناع
إستراتيجية هوف رانك للإقناع (إستراتيجية التركيز والتخفيف )
خامساً : مهارات إدارة الوقت وأدواته
مفهوم الوقت
أهمية الإدارة الفعالة للوقت وأثرها في نحاح عمل السكرتير الفعال
مصفوفة المهم والعاجل وتطبيقات إستخدامها في إدارة الوقت
مهارات التخطيط بإستخدام خارطة غانيت لتنظيم الوقت
تنمية مهارات التخطيط لإدارة فعاليات زمن إستقبال الزوار
تصميم وتحديد شبكة الزوار
تصميم شبكة الخدمات المطلوبة
تحديد وتصميم إجراءات الإستقبال
تحديد وتصميم إجراءات تخطيط و متابعة طلبات زوار المكتب
مهارات التفويض
سادساً : مفهوم التفويض
متى نفوض ومتى لا نفوض المهام
أهمية التفويض الفعال لنجاح عمل السكرتير الفعال
نموذج التفويض الفعال
بناء خرائط التدفق للمهام
تطبيقات عملية على مهارات التفويض من واقع عمل السكرتاريا وإدارة المكاتب

الوحدة الخامسة : إستخدام التقنية الحديثة في إدارة المكاتب وتفعيل أعمال السكرتاريا 

 مفهوم تقنيات السكرتارية
أهمية تفعيل التقنية في نجاح السكرتاريا الحيدثة
مفهوم الأتمتة
الإجراءات و الخطط التنفيذية لإقامة أنظمة متطورة لحفظ و إسترجاع مواد المعلومات
مزايا إستخدام التقنيات الحديثة في مجال السكرتاريا
إستخدام الميكنة الحديثة في إدارة المكاتب
الأجهزة الحديثة و الإدارة المكتبية الحديثة
ترشيد إستخدام الهاتف و الفاكس والتلكس ـ
نظم تخطيط و متابعة خدمات الإتصالات الداخلة و الخارجية ـ

 الطباعة على الآلة الكاتبة ـ

 الطباعة على برامج معالجة النصوص
فن التعامل مع معدات تصوير و نسخ المستندات
الرقابة على عمليات الطباعة والتصوير
نظم معالجة البريد الوارد و الصادر

مهارات إستخدام البرامج التطبيقية الحديثة في مجال الإدارة المكتبي
مهارات استخدام تطبيقات Google في إدارة السكرتاريا

 مهارات استخدام تطبيقات Microsoft Office في إدارة أعمال السكرتاريا

 مهارات استخدام برنامج Microsoft Project 2010 في إدارة أعمال السكرتاريا

 مهارات استخدام برنامج Microsoft Office Outlook في إدارة أعمال السكرتاريا

 مهارات استخدام تطبيقات iPhone والهواتف الذكية في في إدارة أعمال السكرتاريا