إدارة المكاتب وأعمال السكرتارية العالمية الحديثة

إدارة المكاتب وأعمال السكرتارية العالمية الحديثة

:مقدمة

يطلق لفظ السكرتارية علي جميع الأعمال الخاصة بإنجاز كافة الأعمال المكتبية المتمثلة في: إعداد وكتابة الخطابات والمذكرات وتنظيم حركة البريد الوارد والصادر وتلقي المكالمات الهاتفية وتنظيم وإدارة مواعيد المدير وحفظ الملفات والمستندات ومقابلة الزائرين للوحدات التي يعملون بها وتنظيم إجراءات الاجتماعات الخاصة بالعمل. أو تعرف بأنها تشمل الأعمال الخاصة بجمع وتحليل وحفظ وتشغيل المعلومات وتزويد متخذ القرار علي أي مستوي بها ليتمكن من اتخاذ القرار الصحيح

يتفق معظم رجال الإدارة علي أن شاغل هذه الوظيفة يعتبر الساعد الأيمن والعين البصيرة للمدير وأحيانا يطلق علي شاغل هذه الوظيفة ” كاتم الأسرار ” أو “أمين سر” نظرا لطبيعة عمل هذه الوظيفة وضرورة توافر صفات وأخلاقيات خاصة في شاغليها أهمها حفظ الأخبار

:أهداف الدورة

التعريف بالمفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارة المكتبية مع التركيز على توضيح الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسيه لمديري المكاتب والوسائل الكفيلة للتميز في الأداء

صقل المهارات والقدرات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية

تعزيز مهارات تخفيف ضغوط العمل الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين

معرفة قواعد الاتيكيت والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين

مقارنة خطط العمل مع المنظمات الأخرى بغية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية والسلوكية

تزويد المشاركين بأحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفنية والإدارية على إستخدامها

الارتقاء بمستوى المشاركين الفكري والعملي على حد سواء عن طريق تفاعلهم مع بعضهم البعض وتبادل خبراتهم وعرض تجاربهم

التعرف على أهمية عمل السكرتارية الإلكترونية

حفظ الوقت والجهد من خلال تطبيق نتظام السكرتارية الالكترونية

تداول المعلومات من خلال الشبكات و شبكة الانترنت وتأمينها و الرقابة على أجهزة الحاسب

:محاور البرنامج

:المفاهيم الإستراتيجية الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية

أهمية العمل المكتبي في زيادة الفعالية الإدارية

دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل المكتبي

المهارات الإدارية لمديري المكاتب وطرق تنميتها

المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق التميز في أداء مديري المكاتب

المهارات المهنية لمديري المكاتب لتحقيق الكفاءة والفعالية الإدارية

:إدارة المكاتب

الفرق بين إدارة المكاتب وتنسيق العمل

المفاهيم العامة للعاملين في مجال إدارة المكاتب و المحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة

أهمية الإدارة الفعالة لأعمال إدارة المكاتب في نجاح العمل الإداري

:أنواع إدارة المكاتب

المكتب الحديث

و ظائف المكتب العالمى

أهداف المكتب العالمى

أهمية إدارة المكاتب الحديثة

تنظيم أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات بالمكاتب الحديثة

تطبيقات عملية

المهارات الإدارية والسلوكية و الإبداعية لمدراء مكاتب الإدارة العليا

مهارات التواصل و التعامل مع الشخصيات المهمة

مهارات حل المشكلات وإتخاذ القرارات

تطبيقات عملية

مهارات إدارة الوقت و ترتيب الأولويات و إدارة الإجتماعات

مهارات إدارة الصراعات و التعامل مع المواقف الصعبة

مهارة الذكاء العاطفي

مهارات التفكير الابداعي و الابتكاري

المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها

فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين

المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب

التخطيط للإجتماعات

جدولة الأعمال

وضع نظم الفهرسة و الحفظ

نظم المعلومات و صناعة القرارات

تطبيقات عملية

الإبداع والإبتكار في الأداء البروتوكولي المتميز

البروتوكول (تعريفه، نشأته، اهميته)

أساليب التعامل مع كبار الشخصيات

بروتوكول بطاقة الدعوة الرسمية (الحجم حسب اتفاقية فيينا، اللون، المحتوى، اللغة المستخدمة، طريقة إرسالها، طريقة تلبية الدعوى أو الاعتذار)

بروتوكول إعداد برنامج زيارة لشخصية هامة (3 مراحل)

البروتوكول وتنظيم الاجتماعات والمؤتمرات الصحفية لكبار الشخصيات

مهارات السكرتير في إدارة برتكولات التعامل

إدارة الإنطباع الأول لدى المستفيد من خدمات إدارة المكاتب

ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين

مفهوم الإنطباع الأول

العوامل المؤثر في تكوين الإنطباع الأول لدى المتلقي لخدمات إدارة المكاتب

مفهوم الكايزما

المعايير النفسية لمدير المكتب الفعال

مدير المكتب الفعال وبروتوكول التعامل مع كبار الزوار

أهمية التوافق بين الخصائص الجسمية والنفسية لمدير المكتب لصناعة الإنطباع المثالي

مهارات الاتيكيت وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال

مهارات التعامل مع الجمهور وإستقبال الشكاوى

الإجراءات المتقدمة للسكرتارية التنفيذية

إجراءات العمل الإلكتروني في المكاتب

عناصر ومقومات أعمال السكرتارية الإلكترونية

السكرتارية الإلكترونية و تبسيط الإجراءات

عناصر البيئة الفعالة للسكرتارية الإلكترونية

مهارات الإدارة الذاتية لمدراء المكاتب والسكرتارية الإلكترونية

مفاهيم ومعايير الجودة لأعمال السكرتارية الإلكترونية

تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال إدارة المكاتب

المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال

مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة لمدير المكتب الفعال

انماط مدراء المكاتب طبقا لمقياس هيرمانHBDI

تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions

مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة

آليات تطوير الكفاءة الإدارية و حتمية السكرتارية الإلكترونية

المنهج الإبتكاري لأعمال مدراء المكاتب وأعمال السكرتارية الإلكترونية

التفكير الإبداعي لمديري المكاتب والسكرتارية الإلكترونية

التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية الإلكترونية

التعامل مع Word و ِAccess و Outlook

التقنيات المتقدمة في مواجهة ضغوط العمل والسيطرة على القلق والتوتر

مهارات التفكير العليا لمدير المكتب الفعال

أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لمدير المكتب الفعال

مهارات حل المشكلات وإتخاذ القرارات

مهارات التفكير الإبتكاري والإبداعي

مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل

مفهوم إدارة الصراعات

مهارات ادارة الضغوط