إدارة المكاتب العليا وأعمال السكرتارية العالمية الحديثة

الاهداف :

سيتمكن المشارك من التميز فى الاتى:

• إختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب  .
• المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها .
• فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين .
• إدارة الوقت و الإستخدام الأمثل  له .
• فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها ( الخطاب / المذكرة / التقارير)
• المهارات السلوكية المتصلة بالوظيفة و الجوانب السلوكية في الأداء .
• الأجهزة الحديثة و الإدارة المكتبية الحديثة .
• المنظومة المتكاملة للعمل الإداري ومستوياتها ودرجاتها
• المعايير العالمية لمكاتب الادارة العليا من خلال تطبيق TQM
• تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب
• حفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
• الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
• أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.
• مهارات الاتصالات والمراسلات وتقوية الذاكرة.
• الإعداد للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها.
• تقوية الذاكرة ، تطوير القراءة , و الثقة بالنفس , مهارات التركيز
• فن التعامل مع الآخرين والتميز في خدمة العملاء وأخلاقيات العمل المهني .

المحتويات البرنامج :

الوحدة الأولى : المفاهيم المعاصرة لإدارة المكاتب

• إدارة المكاتب
• الفرق بين إدارة المكاتب وتنسيق العمل
• المفاهيم العامة للعاملين في مجال إدارة المكاتب و المحفوظات المعاصرة في المنظمات الحديثة :
• أهمية الإدارة الفعالة لأعمال إدارة المكاتب في نجاح العمل الإداري .
• أنواع إدارة المكاتب.
• المكتب الحديث .
• و ظائف المكتب العالمى .
• أهداف المكتب العالمى.
• أهمية إدارة المكاتب الحديثة .
• تنظيم أعمال إدارة المكاتب والمحفوظات بالمكاتب الحديثة .

الوحدة الثانية : مهام ومسؤوليات مدير المكتب المعاصر

• وظيفية مدير المكتب :
• مهام إدارة المكاتب.
• مهارات مدير المكتب .
• صفات مدير المكتب .
• واجبات مدير المكتب .
• أبعاد وظيفية مدير المكتب :
• مفهوم إدارة المكاتب العليا .
• إختصاصات و واجبات و مسئوليات مدراء المكاتب .
• المفهوم العلمي للإتصالات الإدارية و أساليبها .
• فن التعامل مع القيادات و المرؤوسين .
• المهارات السلوكية المتصلة بوظيفية مدير المكتب .
• التخطيط للإجتماعات .
• جدولة الأعمال .
• وضع نظم الفهرسة و الحفظ .
• نظم المعلومات و صناعة القرارات .
• مهارات إعداد التقارير العليا ومؤشرات الأداء KPIs
• إدارة العلاقات بين موظفي الإدارة العليا بوالوحدات التنظيمية

الوحدة الثالثة : برتوكول العمل بإدارة المكاتب

• مفهوم البرتوكول .
• عناصر فعالية تصرفات مدير المكتب .
• مهارات السكرتير في إدارة برتكولات التعامل :
• إدارة الإنطباع الأول لدى المستفيد من خدمات إدارة المكاتب:
• ملخص الأبحاث الأخيرة التي أجريت حول تأثير لغة الجسد في إقناع الآخرين .
• مفهوم الإنطباع الأول .
• العوامل المؤثر في تكوين الإنطباع الأول لدى المتلقي لخدمات إدارة المكاتب.
• مفهوم الكايزما .
• المعايير النفسية لمدير المكتب الفعال .
• مدير المكتب الفعال وبروتوكول التعامل مع كبار الزوار .
• أهمية التوافق بين الخصائص الجسمية والنفسية لمدير المكتب لصناعة الإنطباع المثالي .
• مهارات الاتيكيت وأثرها في نجاح عمل مدير المكتب الفعال .
• مهارات التعامل مع الجمهور وإستقبال الشكاوى

الوحدة الرابعة : اهمية مهارات الاتصال فى ادارة المكاتب

• مفهوم الاتصال وانواعة .
• نموذج ديفيزللإتصال .
• نموذج نافذة جو – هاريTHE JOHARI WINDOW MODEL .
• المهارات الصوتية لمدير المكتب الفعال .
• مهارات استخدام لغة الجسد الفعالة لمدير المكتب الفعال .
• انماط مدراء المكاتب طبقا لمقياس هيرمانHBDI .
• تقنية مواقع الإدراك Perceptual Positions .
• مهارات التعامل مع الأنماط البشرية المختلفة .
• أهمية المهارات اللغوية في لنجاح مدير المكتب الفعال .
• مهارات الاقناع والتأثير في مجال عمل إدارة المكاتب.
• تطبيقات عملية على مهارات الاتصال الفعال في مجال إدارة المكاتب.

الوحدة الخامسة : التميز فى إستراتيجيات وفنون إدارة المكاتب

• مراحل أنظمة الإعداد والتجهيز لتنظيم الملفات و المعلومات .
• الإستراتيجية المستخدمة لخدمة أعمال إدارة المكاتب و المحفوظات:
• مهارات إستقبال وتصدير المكاتبات .
• طرق الفهرسة و الحفظ للوثائق والملفات
• فن المكاتبات الرسمية و صياغاتها (المكاتبات / المذكرات / التقارير ) .
• فن كتاب التقارير .
• فن تنظيم الاجتماعات .
• فن كتابة وإدارة محاضر الاجتماعات .
• مهارات التفكير العليا لمدير المكتب الفعال.
• أهمية التمكين من مهارات التفكير العليا وتفعيلها لمدير المكتب الفعال.
• مهارات حل المشكلات وإتخاذ القرارات .
• مهارات التفكير الإبتكاري والإبداعي .
• تطبيقات عملية على مهارات التفكير العليا لمدير المكتب
  مهارات إدارة الصراعات وتخفيف التوتر في بيئة العمل
• مفهوم إدارة الصراعات .
• مهارات ادارة الضغوط.